Entrevista con Borja González Alonso, Tutor del Curso Monográfico de Estudios Superiores: ¿Cómo diseñar e implantar una administración local sin papeles?

“El cumplimiento íntegro de las obligaciones que imponen las leyes 39 y 40/2015 es muy complejo, sobre todo cuando tratamos con administraciones locales de tamaño reducido”

“La principal recomendación para evitar la resistencia es una buena gestión del cambio”

“Las administraciones deben prepararse para prevenir los riesgos para la seguridad que conlleva la creciente digitalización de los servicios públicos”

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Sinopsis del contenido del curso:

La administración sin papeles es uno de los objetivos de la evolución que ha experimentado la gestión pública en los últimos años como consecuencia de un cambio de enfoque en la prestación de servicios. El curso de ¿Cómo diseñar e implantar una administración local sin papeles?” aporta una visión, entre otras, de los conceptos necesarios en materia de certificación y firma electrónica, tecnologías que se utilizan en los servicios electrónicos y aplicaciones informáticas base para lograr la eliminación del papel. También se analizan las soluciones de gestión documental en el ámbito de las Administraciones públicas y las herramientas de gestión documental más utilizadas en la actualidad, por otro lado se trabaja en el concepto y las características principales de la Custodia digital, solución que permite la preservación digital y el uso de la firma electrónica avanzada para cubrir la necesidad de validez a largo plazo de documentos firmados electrónicamente. Se navega por la solución de intermediación de datos, la plataforma de intermediación, la aplicación informática de Sustitución de certificados en soporte papel y los tipos de servicios que pueden consumirse para evitar que los ciudadanos y empresas presenten documentación que obre en poder de las Administraciones Públicas. Con este curso el alumno estudia la herramienta portafirmas electrónico y sus características principales y el modo de funcionamiento, aplicación de vital importancia para la eliminación del papel en cualquier proceso que incluya algún tipo de firma el seno de las Administraciones Públicas. También se analiza la herramienta de Comunicaciones Electrónicas Internas, características y objetivos que persigue.

Pregunta- ¿Qué cambios incorporan las nuevas Leyes de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y Régimen Jurídico del Sector Público?

Respuesta. En el año 2015, fueron muchas las iniciativas legislativas que han dado pasos de gigante en la carrera a su definitiva promulgación. Como la normativa que atañe a la Administración Pública y su relación directa con el administrado. En este sentido, tal y como establece expresamente la exposición de motivos “se propone una reforma del ordenamiento jurídico público articulada en dos ejes fundamentales: las relaciones ad extra y ad intra de las Administraciones Públicas.” Para ello se impulsaron simultáneamente dos nuevas leyes que constituyen los pilares sobre los que se asentará el Derecho administrativo español: la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público. Los principales cambios que se plantean son los siguientes: se generaliza y simplifica el uso de medios electrónicos en el procedimiento administrativo con la creación de un registro electrónico general, por cada Administración, que funcionará como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada organismo y su correspondiente archivo electrónico. En materia de Identificación y firma electrónica, en la línea de lo planteado por el Reglamento europeo sobre identificación electrónica y servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, se separa la identificación (conocer quién realiza el trámite) de la firma electrónica (necesaria para la expresión del consentimiento para el que se requiere capacidad jurídica bastante). Se obliga a relacionarse electrónicamente con la Administración al colectivo de empleados públicos y los profesionales con deber de colegiación, pensado principalmente para abogados o asesores. Por lo que respecta a la representación, por primera vez se regula la posibilidad del apoderamiento “apud acta”, bien presencial o bien electrónico, y su inscripción en un Registro Electrónico de Apoderamientos general o de cada Organismo según corresponda. El poder conferido a través del apoderamiento apud acta tendrá efectos únicamente ante las Administraciones Públicas. Asimismo, tendrá una duración máxima de cinco años, pudiendo el poderdante prorrogar o revocar el poder en cualquier momento antes de la finalización de este plazo.

Todas las notificaciones se realizarán preferentemente a través de medios electrónicos salvo que se trate de sujetos obligados a ser notificados electrónicamente. Se establecen los siguientes medios de notificación electrónica: dirección electrónica habilitada única o notificación por comparecencia en sede electrónica. Se generaliza la gestión electrónica de todos los procedimientos para lograr una Administración con cero papel. Se simplifican trámites y se reducen cargas administrativas. De este modo, la regla general será no aportar documentos originales salvo que excepcionalmente así se recoja en su normativa reguladora y los interesados tampoco deberán aportar al procedimiento documentos que hayan sido elaborados por cualquier Administración, siendo responsabilidad de cada Administración incorporarlos de oficio. Se clarifica y completa la regulación sobre el cómputo de plazos, incluyendo el cómputo por horas y estableciendo como horas hábiles aquellas comprendidas en un día hábil y disponiendo, que los plazos fijados por horas deberán ser inferiores a 24 horas. Asimismo, al igual que lo previsto en las normas procesales, se declaran los sábados como día inhábil a los efectos del cómputo de plazos.

Pregunta. ¿Cree que realmente están preparadas la Corporaciones locales, sobre todo las de pequeños municipios, para cumplir los plazos legalmente establecidos?

Respuesta. En este sentido el cumplimiento íntegro de las obligaciones que imponen las citadas Leyes es muy complejo, sobre todo cuando tratamos con administraciones locales de tamaño reducido, aunque en el resto de AAPP también va a ser difícil alcanzar los objetivos en las fechas estimadas (octubre 2018). Se debe trabajar en la línea de ir incorporando las soluciones a todas las obligaciones impuestas, aunque difícilmente se podrán resolver todas en la fecha indicada por la Ley.

Pregunta. ¿Qué recomendaría para solventar la natural resistencia de los empleados públicos ante los cambios en la forma de realizar su trabajo que supone la administración sin papeles?

Respuesta. La principal recomendación para evitar la resistencia es una buena gestión del cambio, que se consigue a través de formación a los empleados públicos, dotación de recursos y trabajar en la línea de convencer a través de hechos que el cambio es positivo en aras de mejorar en la eficiencia y eficacia en la gestión administrativa, lo que conlleva una mejora del servicio al ciudadano.

Pregunta. ¿Qué medidas puede implementar un Ayuntamiento para prevenir los riesgos para la seguridad que conlleva la creciente digitalización de los servicios públicos?

Respuesta. Las administraciones, deben prepararse para prevenir los riesgos para la seguridad que conlleva la creciente digitalización de los servicios públicos, a través de la aplicación y cumplimiento de las medidas que se incorporan en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS). Los ciudadanos confían en que los servicios disponibles por medios electrónicos se presten en unas condiciones de seguridad equivalentes a las que se encuentran cuando se acercan personalmente a las oficinas de la Administración. Además, buena parte de la información contenida en los sistemas de información de las AA.PP. y los servicios que prestan constituyen activos nacionales estratégicos. La información y los servicios prestados están sometidos a amenazas y riesgos provenientes de acciones malintencionadas o ilícitas, errores o fallos y accidentes o desastres. El ENS está constituido por los principios básicos y requisitos mínimos para una protección adecuada de la información. Será aplicado por las AA.PP. para asegurar el acceso, integridad, disponibilidad, autenticidad, confidencialidad, trazabilidad y conservación de los datos, informaciones y servicios utilizados en medios electrónicos que gestiones en el ejercicio de sus competencias. En el Esquema Nacional de Seguridad se concibe la seguridad como una actividad integral, en la que no caben actuaciones puntuales o tratamientos coyunturales, debido a que la debilidad de un sistema la determina su punto más frágil y, a menudo, este punto es la coordinación entre medidas individualmente adecuadas pero deficientemente ensambladas.

Pregunta. ¿Qué técnicas de dinamización han sido aplicadas en el curso?

Respuesta. A través de la herramienta del foro, se han analizado y contrastado las opiniones, dificultades y realidades en las administraciones locales en las que desempeñan sus puestos de trabajo los alumnos del curso, en relación a las obligaciones que imponen las nuevas Leyes 39 y 40/2015 a todas las Administraciones, que son: disponer de las herramientas y recursos necesarios para garantizar la relación electrónica con los obligados por la ley y con las personas físicas que así lo prefieran antes del 2 de octubre de 2016, tramitar electrónicamente los expedientes, disponer de un registro electrónico general, interoperables con el resto de registros electrónicos de las Administraciones, revisar los formularios de los procedimientos para incluir la posibilidad de oposición expresa en la cesión de datos entre Administraciones u organismos de la misma administración, determinar el sistema de identificación y firma electrónica para el acceso electrónico a los trámites o procedimientos administrativos, disponer de un sistema de información que soporte el Registro Electrónico de Apoderamientos, en el que conste el bastanteo del poder, adaptar la tramitación al nuevo cómputo de plazos, asegurar la asistencia a los interesados en el uso de medios electrónicos, archivar electrónicamente y garantizar el Derecho a la información y la transparencia, actualizar la información del catálogo de procedimientos de SIA y sede electrónica, actualización de la información en un Punto de Acceso General, publicar en sede electrónica los códigos seguros de verificación.

Gonzalez Alonso, Borja

Breve referencia curricular

Ingeniero Informático por la Universidad de Deusto.

Máster en Dirección Pública y Liderazgo Institucional. Universidad de Vigo.

 Ha ocupado distintos puestos de responsabilidad en la Administración pública y actualmente es Jefe de Sección de Proyectos del Gobierno de Cantabria.

Vicedecano del Colegio Profesional de Ingenieros en Informática de Cantabria.

Tiene una amplia trayectoria formativa en esta materia para profesionales de la Administración.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Acerca de CEMCi

El Centro de Estudios Municipales y de Cooperación Internacional (CEMCI) es una Agencia Pública Administrativa Local de la Diputación de Granada, con personalidad jurídica y patrimonio propios, para la ejecución de los fines que le conciernen: la capacitación, instrucción y perfeccionamiento de los miembros y del personal de las Corporaciones Locales, con capacidad para la colaboración y participación con otras Corporaciones Locales y Administraciones Públicas, así como con cualquier otra entidad de fines coincidentes.

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